תהליכי העבודה

• פרסום "קול" קורא" להגשת הצעות מחקר
• קליטת הצעות הקדמיות או מלאות לקרנות כגון: קרן המדען, הקרן הלאומית למדע, BARD, MERC וכד'.
• העברת ההצעות למקור המימון.
• אם מדובר בתכנית הקדמית - טפול בהמלצת מקור המימון להזמנת/אי הזמנת תכנית מקיפה.
• קליטת הצעה מקיפה והעברתה למקור המימון.
• תקצוב ההצעה.
• קליטת דווחים מדעיים.
• סגירת תיקי מחקר.

פרסום "קול" קורא" להגשת הצעות מחקר

באתר המינהל מצוי מידע באשר למקורות המימון אליהם ניתן להגיש הצעות.
לאחר פרסום ה"קול הקורא" שנערך ע"י ראש רשות המחקר, מומלץ בפני החוקרים להיעזר באדם העוסק בנושא במכון, כדי לקבל הכוונה מסודרת כיצד עליו לפעל.
על כל חוקר להגיש ההצעות ההקדמיות (מדען ראשי,  MERC, GIF וכד') או ההצעות המלאות (קמ"ח, BSF, משרד המדע, אקדמיה וכד') באמצעות היחידה לתכניות עבודה (ולא ישירות לקרן) בהתאם להנחיות הקרן, וללוות ההצעה ב"דף שער" הנערך במזכירות המכון על פי הנחיות החוקר.
למקורות מימון המאשרים הגשת הצעה מלאה, בעקבות הגשת הצעה הקדמית, יש להגיש ההצעה , בהכוונת אמרכלות המכון, באמצעות היחידה לתכניות עבודה (ולא ישירות לקרן) בהתאם להנחיות הקרן, ולצרף להצעה "דף שער" מעודכן בהתאם להנחיות הקרן, במידת הצורך, הנערך במזכירות המכון על פי הנחיות החוקר.
לתשומת לבכם - עם פרסום ה "קול הקורא" מצורפות הנחיות של היחידה.
את ההצעות המופנות לקרנות חוץ - על החוקר להעביר לראש רשות המחקר לעיון טרם הדפסה סופית, כדי לאפשר בדיקה של התכנית מהבחינה המנהלית והתקציבית. הבדיקה התקציבית תיעשה ע"י אליעזר הוכמן ויחתום עליה הסגן למחקר.

קליטת ההצעות והעברת ההצעות למקור המימון

ההצעות נקלטות ביחידה ומועברות באופן מרוכז למקורות המימון . היחידה מרכזת את תשובות הקרנות. נושא התקציב המומלץ (טרם החלטה סופית) מטופל ע"י אולגה סיבקוב, ושלב תקצוב ההצעות, שנעשה על פי הודעות מקורות המימון, מטופל ע"י אליעזר  הוכמן ואולגה  סיבקוב, העומדים בקשר ישיר עם חשבות המינהל.
לאחר אישור מקורות המימון, מועברת פניה אל הלשכה המשפטית לעריכת ההסכם או לאישור הסכם שנשלח ע"י מקור מימון.
אולגה סיבקוב מטפלת, מול הלשכה המשפטית, בקרנות הממומנות ע"י מדען הראשי של משרד החקלאות, הנהלות ענפים ומועצות ייצור.
אליעזר הוכמן  מטפל, מול הלשכה המשפטית, בקרנות הממומנות מגורם ציבורי ( מדענים ראשיים במשרדי הממשלה, אקדמיה, מקורות מימון ציבוריים מחו"ל).
בהתקשרויות לביצוע מחקרים/בדיקות/סקרים במגזר המסחרי/עסקי, מטפלת יחידת קידום מול הלשכה המשפטית לאחר שקיבלה דפי שער ותכנית מהיחידה לתכניות עבודה.

תקצוב ההצעות

לאחר חתימת ההסכם עם מקור המימון , מוזנת מערכת המיחשוב בפרטי ההסכם והודעה ("שחרור תקציב") נשלחת לחוקר, לאמרכל ולחשבות.
ב"שחרור התקציב" יש פירוט של פריסת התשלומים וסוגי הדיווחים הנדרשים.
יש לשים לב שלאחר קבלת מקדמה, המשך קבלת הכסף מותנה בד"כ בדו"ח כספי/מדעי.
חוקר המעונין בפיצול פנימי של התקציב, יודיע לאליעזר הוכמן עם קבלת האישור ממקור המימון.

קליטת דווחים מדעיים

בהתאם למופיע בכל הסכם - נערך מעקב על דווחים מדעיים ע"י ציפורה בן שיטרית, האחראית לנושא ביחידה לתוכניות  עבודה ותקציב.  הדווחים המדעיים נשלחים, בדרך כלל, ישירות ע"י אמרכלויות המכונים למקור המימון. באחריות החוקר והאמרכל לצרף עותק לידיעת ציפורה  בן  שטרית.
דוחות מדעיים עבור מחקרים הממומנים ע"י מקורות המימון העוברים בקרה של היחידה לתכניות עבודה טרם העברתם למקורות המימון כמו: קמ"ח, MERC, קרן המדען הראשי - מועברים ליחידה, בלווי דף שער לדו"ח, לבדיקה ולחתימה .
דיווחים מדעיים של מחקרים במגזר העסקי עדיין מטופלים, בחלקם, ישירות על ידי יחידת 'קידום'. אנו מבקשים להדגיש כי גם עותקים מדיווחים אלה יש להעביר ליחידה בצורה המקובלת.

סגירת תיקי מחקר

פעם בשנה - אנשי היחידה עוברים על רשימת כל תיקי המחקר הפעילים.
כל תכנית, שלא הוגשה לפחות שנתיים - והוגש דו"ח מדעי עבור השנה האחרונה לתקצובה - נסגר.